De wettelijke basis van een Belgische bedrijfswebsite op een rij
In het kort: Elke Belgische bedrijfswebsite moet een aantal gegevens over de onderneming vermelden, zoals de naam, het adres, de contactgegevens en het ondernemingsnummer. Wie persoonsgegevens verwerkt, heeft een duidelijke privacyverklaring nodig, en niet-noodzakelijke cookies mogen pas na toestemming geplaatst worden. Webshops hebben daarnaast algemene voorwaarden en bijkomende consumenteninformatie nodig, en formulieren moeten veilig zijn opgezet.
Inhoud
Waarom verdient de juridische kant van je website aandacht?
Welke bedrijfsgegevens moeten op je website staan?
Wat hoort er in een privacyverklaring?
Hoe zet je een cookiebanner correct op?
Wat vraagt een webshop bijkomend?
Hoe beveilig je formulieren en de gegevens die ze verzamelen?
Hoe hou je dit alles actueel?
Veelgestelde vragen
Waarom verdient de juridische kant van je website aandacht?
Omdat een website een plaats is waar je onderneming informatie verstrekt, gegevens verzamelt en soms verkoopt, en voor elk van die handelingen gelden regels die bezoekers en klanten beschermen.
Bij de bouw van een nieuwe site gaat de aandacht meestal naar het ontwerp, de teksten en de vindbaarheid. De juridische onderdelen komen vaak pas op het laatste moment ter sprake, of worden gekopieerd van een andere site. Dat is begrijpelijk, maar riskant. Een privacyverklaring die niet klopt met wat je site doet, of een cookiebanner die zonder toestemming al meetcookies plaatst, kan tot klachten leiden.
Het toezicht op de privacyregels ligt in ons land bij de Gegevensbeschermingsautoriteit; de FOD Economie bewaakt de regels rond consumentenbescherming en elektronische handel. Beide instanties kunnen optreden na een klacht of bij een controle. Voor de meeste kmo’s is het risico op een boete niet de belangrijkste drijfveer; het gaat vooral om vertrouwen. Een bezoeker die ziet dat een onderneming open is over wie ze is en wat ze met zijn gegevens doet, neemt sneller contact op.
Dit artikel geeft een algemeen overzicht van de onderdelen die op een Belgische bedrijfswebsite thuishoren. Het vervangt geen juridisch advies. Elke situatie is anders: een vrij beroep, een webshop, een vereniging of een onderneming die gezondheidsgegevens verwerkt, heeft elk eigen aandachtspunten. Laat bij twijfel een jurist meekijken, zeker voor algemene voorwaarden en voor gevoelige gegevens.
Het goede nieuws is dat de basis voor de meeste ondernemingen overzichtelijk blijft. Wie de volgende onderdelen correct opzet en actueel houdt, staat al sterk.
Welke bedrijfsgegevens moeten op je website staan?
Een bezoeker moet makkelijk kunnen vinden wie achter de site zit: de naam van de onderneming, het geografisch adres, contactgegevens met een e-mailadres, het ondernemingsnummer en, waar van toepassing, het btw-nummer en gegevens over een gereglementeerd beroep.
Het Belgische economisch recht verplicht dienstverleners op het internet om een aantal identificatiegegevens makkelijk, rechtstreeks en permanent toegankelijk te maken. In de praktijk gaat het om de volgende elementen:
de naam of handelsnaam en de rechtsvorm van de onderneming;
het geografisch adres waar de onderneming gevestigd is, dus geen postbus alleen;
contactgegevens waarmee een bezoeker snel en rechtstreeks contact kan opnemen, waaronder een e-mailadres;
het ondernemingsnummer uit de Kruispuntbank van Ondernemingen;
het btw-nummer, als de onderneming btw-plichtig is;
bij een gereglementeerd beroep: de beroepstitel, de beroepsorganisatie waarbij je aangesloten bent en een verwijzing naar de toepasselijke beroepsregels;
bij een activiteit waarvoor een vergunning nodig is: de gegevens van de bevoegde toezichthouder.
Waar plaats je die gegevens? Veel ondernemingen zetten de kerngegevens in de footer van elke pagina, met een link naar een aparte pagina met juridische informatie. Dat is een goede werkwijze, omdat de gegevens dan vanaf elke pagina bereikbaar zijn.
Een advocatenkantoor in Elsene, een architect in Leuven of een boekhouder in Mechelen moeten bijzondere aandacht besteden aan de vermeldingen rond hun beroep. Ook de deontologische regels van hun beroepsorde kunnen bijkomende eisen stellen aan wat ze online communiceren.
Vergeet niet dat ook prijzen die je op je site vermeldt, duidelijk moeten zijn. Voor consumenten vermeld je de totale prijs inclusief btw en verplichte kosten.
Wat hoort er in een privacyverklaring?
Een privacyverklaring legt in begrijpelijke taal uit welke persoonsgegevens je verzamelt, waarom, op welke rechtsgrond, met wie je ze deelt, hoe lang je ze bewaart en welke rechten de betrokkene heeft.
Zodra je site persoonsgegevens verwerkt, ben je onderworpen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, beter bekend als de GDPR of AVG. Dat gebeurt sneller dan je denkt: een contactformulier, een inschrijving op een nieuwsbrief, een meettool die IP-adressen verwerkt of een ingebedde video van een extern platform volstaan.
Een goede privacyverklaring bevat minstens deze onderdelen:
Onderdeel | Wat je uitlegt | Voorbeeld van een concrete formulering |
|---|---|---|
Verantwoordelijke | Wie de gegevens verwerkt en hoe men je bereikt | Naam van de onderneming, adres, contactadres voor privacyvragen |
Gegevens en doelen | Welke gegevens je verzamelt en waarvoor | Naam en e-mailadres om je vraag via het contactformulier te beantwoorden |
Rechtsgrond | Waarop de verwerking steunt | Toestemming, uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang |
Ontvangers | Met wie je gegevens deelt | Hostingpartner, boekhouder, verzenddienst voor de nieuwsbrief |
Doorgifte | Of gegevens buiten de Europese Economische Ruimte gaan | Met welke waarborgen dat gebeurt |
Bewaartermijn | Hoe lang je gegevens bijhoudt | Zolang nodig voor de opvolging van je vraag, daarna verwijderd |
Rechten | Welke rechten de betrokkene heeft | Inzage, verbetering, verwijdering, bezwaar, overdraagbaarheid |
Klacht | Waar men terechtkan | Gegevensbeschermingsautoriteit |
De belangrijkste regel: je privacyverklaring moet overeenkomen met wat je site werkelijk doet. Een standaardtekst die over een nieuwsbrief spreekt die je niet hebt, of die een meettool verzwijgt die je wel gebruikt, schiet zijn doel voorbij. Maak daarom eerst een lijstje van alle plaatsen waar je site gegevens verzamelt of doorgeeft, en schrijf de verklaring op basis daarvan.
Werk je met externe partijen die gegevens voor jou verwerken, zoals een hostingbedrijf of een dienst voor nieuwsbrieven, dan heb je met hen een verwerkersovereenkomst nodig. Bij grote aanbieders is die vaak opgenomen in de algemene voorwaarden.
Ondernemers die een website laten maken in Brussel of elders, vragen hun bouwer best vooraf een overzicht van alle externe diensten die de nieuwe site zal aanspreken: lettertypes, kaarten, video’s, formulieren, meettools. Dat overzicht is de basis voor een privacyverklaring die klopt, en het maakt zichtbaar welke koppelingen misschien overbodig zijn.
Hoe zet je een cookiebanner correct op?
Niet-noodzakelijke cookies, zoals voor analyse of advertenties, plaats je pas nadat de bezoeker daar actief mee heeft ingestemd; weigeren moet even eenvoudig zijn als aanvaarden.
Cookies en vergelijkbare technieken die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van je site, bijvoorbeeld om een winkelmandje bij te houden of een taalkeuze te onthouden, mag je zonder toestemming gebruiken. Voor alle andere cookies, zoals meetcookies, advertentiecookies of cookies van sociale media, heb je voorafgaande toestemming nodig.
De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit heeft duidelijk gemaakt wat een geldige toestemming inhoudt. Een paar principes komen telkens terug:
de toestemming wordt gevraagd vóór de cookies geplaatst worden, niet erna;
de bezoeker geeft ze actief, dus geen vooraf aangevinkte vakjes en geen toestemming door gewoon verder te scrollen;
weigeren is even makkelijk als aanvaarden, bijvoorbeeld met twee gelijkwaardige knoppen op hetzelfde niveau;
de bezoeker kan per categorie kiezen;
hij kan zijn toestemming later even eenvoudig intrekken, bijvoorbeeld via een link onderaan elke pagina;
je documenteert welke toestemming gegeven werd.
Een veelvoorkomend probleem is technisch van aard: de banner verschijnt wel, maar de meetscripts laden al voor de bezoeker iets gekozen heeft. Laat daarom na de bouw controleren welke cookies er effectief geplaatst worden bij een eerste bezoek zonder keuze.
Hoe minder externe scripts je site gebruikt, hoe eenvoudiger dit wordt. Izoard bouwt zijn websites zonder de gebruikelijke laag van thema’s en uitbreidingen, en zegt daarover:
« Strategie eerst. Dan de site. Geen WordPress, geen thema met duizend opties waarvan je er drie gebruikt, geen plugins die maandelijks een update willen. Wat overblijft is HTML en CSS. »
Elke plugin die je niet installeert, is ook een bron van cookies of gegevensverkeer die je niet hoeft te documenteren. Een eenvoudige technische basis maakt je cookiebeleid en je privacyverklaring overzichtelijker.
Wat vraagt een webshop bijkomend?
Wie online aan consumenten verkoopt, moet vóór de bestelling uitgebreide informatie geven over het product, de totale prijs, de levering, de betaling, het herroepingsrecht en de wettelijke garantie, en heeft duidelijke algemene voorwaarden nodig.
Een webshop sluit overeenkomsten op afstand. De consumentenregels geven de koper daarbij extra bescherming, omdat hij het product niet vooraf kan bekijken. Concreet moet de consument vóór hij bestelt onder meer weten wat hij koopt, wat het in totaal kost, inclusief btw en verzendkosten, hoe en wanneer er geleverd wordt en hoe hij kan betalen.
Het herroepingsrecht is een van de belangrijkste onderdelen. In de meeste gevallen mag een consument een online aankoop binnen een wettelijke termijn zonder opgave van reden herroepen. Je moet hem daarover vooraf correct informeren, inclusief de uitzonderingen die voor jouw producten gelden, zoals gepersonaliseerde of snel bederfelijke goederen. Een modelformulier voor herroeping hoort daarbij.
Ook de wettelijke garantie op goederen moet vermeld worden. Die bestaat naast eventuele commerciële garanties die je zelf aanbiedt en kan niet worden uitgesloten.
Het bestelproces zelf heeft eisen. De knop waarmee de klant bestelt, moet duidelijk maken dat hij een betalingsverplichting aangaat, met een formulering als “Bestellen en betalen”. De klant moet zijn bestelling kunnen nakijken en fouten kunnen verbeteren voor hij definitief bevestigt. Na de bestelling ontvangt hij een bevestiging op een duurzame drager, zoals een e-mail.
Algemene voorwaarden bundelen al die informatie en de afspraken rond leveringen, retours en klachten. Kopieer ze niet van een andere webshop: ze moeten passen bij jouw producten, jouw processen en de Belgische regels. Dit is bij uitstek een onderdeel waarvoor juridisch advies op zijn plaats is.
Hoe beveilig je formulieren en de gegevens die ze verzamelen?
Gebruik een versleutelde verbinding, verzamel alleen wat nodig is, bescherm formulieren tegen misbruik en zorg dat de ontvangen gegevens alleen bij de juiste mensen terechtkomen.
De GDPR vraagt dat je passende technische en organisatorische maatregelen neemt om persoonsgegevens te beschermen. Voor een website begint dat bij de verbinding: elke pagina hoort via https geladen te worden, zodat gegevens die een bezoeker invult onderweg versleuteld zijn. Vandaag tonen browsers een waarschuwing bij sites zonder versleuteling.
Daarnaast geldt het principe van dataminimalisatie. Vraag in een contactformulier geen geboortedatum, rijksregisternummer of adres als je die niet nodig hebt om de vraag te beantwoorden. Hoe minder gegevens je verzamelt, hoe kleiner het risico.
Formulieren zijn ook een doelwit voor spam en misbruik. Bescherming aan de serverzijde, een onzichtbare controle tegen bots en validatie van de ingevoerde gegevens voorkomen dat je mailbox overspoeld wordt of dat kwaadwillige code wordt binnengesmokkeld.
Denk ten slotte na over wat er na verzending gebeurt. Komen de gegevens in een gedeelde mailbox terecht die iedereen in het bedrijf kan lezen? Worden ze ergens opgeslagen, en zo ja, waar en hoe lang? Een eenvoudige interne afspraak over wie aanvragen behandelt en wanneer ze verwijderd worden, maakt je privacyverklaring geloofwaardig.
Neem deze punten daarom op in het lastenboek van je project: welke formulieren komen er, welke gegevens verzamelen ze, waar worden ze opgeslagen en wie heeft toegang. Zo worden juridische eisen bouwkeuzes in plaats van correcties achteraf.
Hoe hou je dit alles actueel?
Herbekijk je juridische pagina’s telkens wanneer je site, je diensten of je partners veranderen, en daarnaast op vaste momenten, omdat ook regels en richtlijnen evolueren.
Een website staat niet stil. Er komt een nieuwsbrief bij, je installeert een chatfunctie, je start met advertenties op sociale media of je verhuist naar een nieuw adres. Elk van die wijzigingen kan gevolgen hebben voor je bedrijfsgegevens, je privacyverklaring of je cookiebanner.
Een praktische aanpak is een eenvoudig register bijhouden van alle tools en diensten die je site gebruikt, met per tool welke gegevens hij verwerkt en of hij cookies plaatst. Wanneer je een tool toevoegt of verwijdert, pas je meteen de betrokken teksten aan.
Plan daarnaast een periodieke controle, bijvoorbeeld bij de jaarlijkse opmaak van je jaarrekening of bij een vast moment in je agenda. Ga dan na of je bedrijfsgegevens nog kloppen, of de cookiebanner nog correct werkt en of de privacyverklaring overeenkomt met de praktijk. Volg ook de communicatie van de Gegevensbeschermingsautoriteit en de FOD Economie, die regelmatig richtlijnen en aanbevelingen publiceren.
Wie met een externe partner werkt voor het beheer van zijn site, maakt best duidelijke afspraken over wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel. De bouwer zorgt voor de technische werking, maar de inhoud van je privacyverklaring en je voorwaarden blijft jouw verantwoordelijkheid als onderneming.
Veelgestelde vragen
Moet mijn ondernemingsnummer echt op mijn website staan?
Ja. Het ondernemingsnummer hoort bij de identificatiegegevens die een onderneming online makkelijk toegankelijk moet maken, net als de naam, het adres en de contactgegevens.
Heb ik een cookiebanner nodig als ik alleen noodzakelijke cookies gebruik?
Nee, voor strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming nodig. Je moet bezoekers wel informeren over de cookies die je gebruikt, bijvoorbeeld in een cookiebeleid.
Mag ik de privacyverklaring van een andere website overnemen?
Nee, niet zomaar. Ze moet beschrijven wat jouw site en jouw onderneming werkelijk met gegevens doen. Een overgenomen tekst klopt bijna nooit met de praktijk.
Gelden voor een webshop meer regels dan voor een informatieve site?
Ja. Wie online aan consumenten verkoopt, moet bijkomende informatie geven over prijs, levering, betaling, herroepingsrecht en garantie, en heeft algemene voorwaarden nodig.
Is een contactformulier zonder https toegestaan?
Nee, in de praktijk niet verdedigbaar. Een versleutelde verbinding is een basismaatregel om ingevulde gegevens te beschermen, en browsers waarschuwen bezoekers bij sites zonder.
Kernpunten
• Een Belgische bedrijfswebsite vermeldt minstens naam, rechtsvorm, adres, contactgegevens en ondernemingsnummer, en waar nodig btw-nummer en beroepsgegevens.
• De privacyverklaring beschrijft in heldere taal welke gegevens je verwerkt, waarom, hoe lang en welke rechten bezoekers hebben.
• Niet-noodzakelijke cookies komen pas na actieve toestemming, en weigeren is even makkelijk als aanvaarden.
• Webshops geven vooraf volledige informatie over prijs, levering, herroepingsrecht en garantie, en hebben eigen algemene voorwaarden.
• Formulieren verlopen via https, vragen alleen wat nodig is en zijn beschermd tegen misbruik.
• Minder externe scripts en plugins maken je privacy- en cookiebeleid eenvoudiger.
• Herbekijk de juridische pagina’s bij elke wijziging aan je site en op vaste momenten, en vraag bij twijfel juridisch advies.
